Деловое общение в организации. проведение совещаний и бесед — справочник студента

  • Деловое совещание — один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор организации управления.
  • Совещание — это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.
  • Эффективность совещаний зависит от того, как ими руководят. Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматриваемых вопросов, назначения, психологических особенностей проведения и продолжительности совещания могут быть различного типа:
  • — плановые и неплановые;
  • — текущие (для обсуждения ряда взаимосвязанных вопросов) и целевые (по одному или группе взаимосвязанных вопросов).
  • По назначению различают
  • — информационные, оперативные (для обмена информацией в целях оценки действительного положения на объекте управления и выработки решений по дальнейшему управлению);
  • — дискуссионные (с целью коллективного обсуждения возникших проблем);
  • — учебные (с целью сообщения дополнительных знаний и информации);
  • — разъяснительные;
  • — проблемные (для выработки метода решения существующих проблем).
  • При подготовке любого совещания необходимо:
  • четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
  • тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
  • заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
  • как можно раньше послать приглашение участникам;
  • выбрать помещение для заседаний с удобной планировкой;

На сегодняшний день существует множество видов совещаний. Например, в Японии «совещания без совещаний», телевизионные совещания в Западной Европе и США.

Шипунов предлагает 5 основных приемов деловых бесед, которые могут быть применены в любой ситуации [16, с. 220]. Итак, менеджеру в целях осуществления успешных переговоров необходимо:

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!

Оценим за полчаса!
  1. 1) привлечь внимание собеседника;
  2. 2) пробудить в собеседнике заинтересованность, и тогда он будет слушать вас (передача информации);
  3. 3) убедить собеседника в правильности наших предложений и идей (аргументация);
  4. 4) выявить интересы и устранить сомнения собеседника в реализации наших идей (нейтрализация, опровержение замечания);
  5. 5) преобразовать интересы собеседника в окончательное решение (принятие решения).
  6. Наряду с этими пятью принципами ведения деловой беседы предлагается помнить о пяти важных рекомендациях, которые носят универсальный характер:

1) Изучите своего оппонента. Соберите как можно больше информации об интересах, целях и намерениях вашего собеседника. Понимание позиции оппонента позволяет лучше понять его поведение, предсказать его реакцию на те или иные предложения с вашей стороны и выработать решения с учетом интересов другой стороны.

2) Начните с позитивного шага. Уступки имеют тенденцию приводить к взаимности, и, в конечном итоге, к соглашению.

3) Сосредоточьтесь на проблеме, а не на личности. Концентрируйте внимание на важнейших моментах беседы, а не на личностных качествах собеседника. Когда беседа становится жесткой, не атакуйте оппонента. Помните, что вы не согласны с его идеями, а нес ним лично.

4) Стремитесь к взаимовыгодным решениям. Относитесь к исходным предложениям как к отправному пункту.

5) Создавайте атмосферу доверия и взаимопонимания. Менеджеры, часто и успешно участвующие в переговорах, как правило, хорошие слушатели; они задают много вопросов, четко формулируют свои аргументы, редко занимают оборонительную позицию и умеют обходиться без слов, которые могут раздражать оппонента (таких как «щедрое предложение», «справедливая цена», «разумная договоренность»).

Источник: https://studbooks.net/1184420/menedzhment/organizatsiya_soveschaniy_priemy_vedeniya_delovyh_besed

Виды делового общения, деловая беседа, деловые переговоры, деловые совещания

  Деловая общение.

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!
Читайте также:  Основные направления развития современной образовательной системы - справочник студента

Оценим за полчаса!

  В жизни 
любой организации или предприятия 
виды делового общения занимают важное место.

Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого — вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода.

Деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга целями, ради которых проводятся, формой контакта и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.

 
Деловое общение — это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной-коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.

  Особенности служебно-делового общения во многом объясняют характер требований к 
речевой коммуникации в деловой 
среде. Эти требования могут быть сформулированы следующим образом:  
— Четко определяйте цели своего сообщения.

 
— Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.

 
— Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.  

  • — В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.
  •   В зависимости 
    от состава субъектов общения, различают 
    такие его типы:  
    межличностное общение, общение в системе “индивид — группа”, публичное  
    общение и др. Детальный анализ содержания управленческого общения  
    руководителя и подчиненного требует определения его места в системе видов  
  • межличностного общения, которые выделяются по различным критериям.

   
Деловая беседа — это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е.

общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.  
В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач.

В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.  

Цели и задачи деловой беседы.

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников,  

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:  
— быстротой реагирования на высказывания собеседников, способствующей достижению целей;  
— повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе;  
— возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон. Беседа не монолог, а диалог, поэтому необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров,  
 

Виды деловых бесед.

   
Виды бесед. По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

 
Беседа при приеме на работу носит характер «приемного» интервью», — основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них.

Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:  
— что представляет собой человек, обратившийся с заявлениемо приеме на работу;  
— почему он ищет работу;  
— каковы его сильные и слабые стороны;  
— каковы его взгляды на аффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);  
— что он считает наиболее весомыми своими достижениями;  
— на какую зарплату он рассчитывает.  
В свою очередь от соискателя также ожидают вопросов. Более того, по ним судят о таких его личностных качествах, как самообладание, целеустремленность, коммуникативный стиль и др. Поступающим на работу рекомендуется выяснить следующее:  
— Является ли рабочее место новым или вакантным?  
— Почему возникла необходимость кадрового обновления?  
— Причины увольнения или перехода на другую работу предшественника?  
— Кто принимает решение о назначении на должность?  
— как примерно будет выглядеть рабочий день?  
— В чем конкретно будут заключаться обязанности?  
— Как и кем будет оцениваться работа?  
— Возможности для обучения, роста, продвижения?  
— Дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые дни)?  

Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать,  

В первом случае необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием, обидой, или какими-либо иными причинами. Для этого полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения.  

По-другому протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие.

Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения: прощальный разговор не назначается перед выходными днями или праздниками; не проводится на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель.  

 

Деловое совещание.

   
Деловое совещание — один из самых ответственных видов деятельности руководителя.

 
Совещания необходимы для ускорения принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.

 
В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Поскольку деловое совещание — это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление  

Непродуктивные совещания могут вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Совещания — это средство управления и оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.  

Успех совещания зависит от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, — ключ к продуктивному совещанию.  
На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем группой целесообразно в случаях, когда:  
— проблема является сложной, а вероятность, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;  
— разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;  
— желательны также и потенциальные решения, а не только одно;  
— полезна проверка различных взглядов;  
— руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;  
— членам группы необходимо получше узнать друг друга.  

Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.  

На практике эффективность совещания уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания творческой дискуссии.  

Виды деловых совещаний.

  1.    
    Деловые совещания 
    классифицируются по следующим основаниям:
     
    — принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;  
    — масштаб привлечения участников — международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);  
    — место проведения — местные, выездные;  
    — периодичность проведения — регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);  
    — количество участников — в узком составе-до 5 человек, в расширенном составе-до 20 человек, представительные — более 20 человек.  
  2. Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче.  

Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Виды деловых 
совещаний:

  1. по форме организации: — диктаторское (ведущая роль принадлежит руководителю);    — сегрегативное (доклады участников заранее планируются);    — дискуссионное (свободный обмен мнениями и информацией с последующим утверждением решения руководителем);   

    — кулуарное (продолжение другого совещания);

  по целевой 
установке: — информационное (доклад о 
текущей работе); 
 
— направленное на принятие решений; 
 
— творческое (цель — поиск новых идей и путей развития).  

  Телефонный 
разговор.

   
Телефонный разговор — это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.

 
Особенности телефонной коммуникации. У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации.

Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии; непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи; конфиденциальность контакта; сокращение бумагооборота; экономия средств на организацию контактов других видов.  
Чтобы освоить правила эффективного ведения телефонных переговоров, необходимо сначала осознать и учесть все значимые компоненты этой типичной коммуникативной ситуации.  
Коммуникативная установка — расположить собеседника к дальнейшим деловым контактам; получить или передать достоверную информацию, не тратя времени и средств на командировки или переписку.  
Ролевые установки. В деловом разговоре по телефону роли собеседников ничем не отличаются от таковых в непосредственных контактах, однако дополнительное преимущество получает инициатор разговора, так как он заранее продумывает свое поведение, выбирая удобный ему момент и манеру ведения разговора.  
Невербальными средствами общения по телефону могут быть паузы (их продолжительность), интонация (выражающая энтузиазм, согласие, настороженность и т.д.), шумовой фон и быстрота снятия трубки (после гудка), параллельное обращение к другому собеседнику и т.д.  
Правда, все перечисленные моменты могут не согласовываться с вашими мотивами, если инициатор беседы — кто-то другой. Поэтому нужно быть готовым к тому, что по объективным или субъективным причинам разговор может сорваться, что собеседник может просто не захотеть разговариватъ с вами.  

Телефонный этикет. По принятому в деловом мире «телефонному этикету» каждый из говорящих должен придерживаться определенного набора этикетно-речевых формул общения по телефону.  

Речевые коммуникации в деловых 
переговорах.

   
Переговоры составляют значительную часть профессиональной деятельности деловых людей, предпринимателей, менеджеров, специалистов разного уровня, работников социальной сферы, политических лидеров и т.д. В «Словаре русского языка» С.И.

Ожегова, наиболее популярном в настоящее время, переговоры определяются как -обмен мнениями с деловой целью». Однако, чтобы отличить их от рассматривавшихся ранее деловых бесед и совещаний, нужно сделать одно важное уточнение.

Под яерггоеираму понимается речевое общение между собеседниками, которые обладают необходимыми полномочиями от своих организаций (учреждения, фирмы и т.д.) для установления деловых отношений, разрешения спорных вопросов или выработки конструктивного подхода к их решению.

Это значит, что в отличие от деловых бесед и совещаний, проводившихся в рамках какой-либо организации (учреждений, фирм и т.п.) между его сотрудниками, переговоры — процесс, участники которого являются представителями хотя бы двух сторон (учреждений, фирм и т.д.

), уполномоченными осуществлял, соответствующие деловые контакты и заключать договоры.Значение деловых переговоров невозможно переоценить. Именно переговоры (межличностные или групповые) предполагают обсуждение конкретного предмета с Конкретной целью. Достижение цели переговоров всегда связано с выработкой совместной программы действий по какому-либо направлению деятельности.  
 

Источник: https://www.stud24.ru/ethics/vidy-delovogo-obshheniya-delovaya-beseda/3135-5044-page1.html

Деловые совещания

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

  • деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу) информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает ее продолжение в форме переговоров или совещаний;
  • собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;
  • переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение важных вопросов, заключение соглашений, контрактов, подписание важных для обеих сторон документов;
  • дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании, основным инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к решению проблем.
Читайте также:  Измерение потенциала проводника - справочник студента

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи.

Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов.

Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

  • поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
  • интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
  • определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
  • решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

  • по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
  • по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
  • по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
  • по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации.

Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи.

Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

  • определяется список участников совещания;
  • на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
  • в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Источник: https://www.expocentr.ru/ru/articles-of-exhibitions/17022/

Реферат: Проведение деловой беседы и переговоров. Скачать бесплатно и без регистрации

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

  • СОДЕРЖАНИЕ
  • Введение
  • 14.
    Подготовка и проведение деловой беседы:
    этапы, ошибки, последовательность,
    сущность моделирования хода беседы
  • 17.
    Определение последовательности и
    содержания аргументации

18.
Типы вопросов, используемых в процессе
беседы и их назначение. Тактика постановки
вопросов

  1. 30.
    Правила выбора состава и числа участников
    совещания
  2. 32.
    Роль ведущего на совещании
  3. 37.
    Основные направления и значение анализа
    результатов переговоров
  4. Заключение
  5. Список
    литературы

  6. Введение

Вряд
ли можно считать правильным такое
положение, когда один и тот же человек
ведет себя принципиально по-разному в
деловой и домашней обстановке.

Корректным
во взаимоотношениях, внимательным и
вежливым с людьми надо быть всегда и
везде.

Сказанное не исключает, например,
определенную твердость и организаторские
навыки во взаимоотношениях с близкими,
равно как и чуткое отношение к личным
проблемам коллег по работе.

Известна
древняя мудрость: «относись к другому
так, как ты хочешь, чтобы относились к
тебе». Дальнейшее описание норм и правил
этики деловых отношений раскрывает
сущность приведенного высказывания,
т. е., другими словами, отвечает на вопрос:
какого отношения к себе мы хотим?

Вряд
ли подвергается сомнению тот факт, что
отношение окружающих к конкретному
человеку (и наоборот) в процессе
профессиональной деятельности является
продолжением отношений, складывающихся
в общественной жизни в целом.

Желательные
проявления отношения других к себе в
повседневной жизни мы естественным
образом переносим и в сферу деловых
отношений.

Соответственно, окружающие
люди ждут от нас знания правил поведения
и умения воплощать их на практике.

Взаимосвязь
этики в широком смысле и деловой этики
можно проследить на логической
последовательности отдельных проблем
восприятия людьми друг друга. Благоприятная
основа для знакомства, для дальнейших
взаимоотношений во многом закладывается
в первые моменты встречи.

Существенную
роль при этом играет внешний облик
человека, его соответствие ситуации,
что демонстрирует уважительное отношение
к другому. Немаловажную роль играет в
данном случае такая кажущаяся мелочью
деталь, как этика приветствия, рукопожатия
и представления человека человеку.

Эти
начальные нюансы взаимоотношений важны
как в повседневной, так и в деловой
жизни.


14.
Подготовка и проведение деловой беседы:
этапы, ошибки, последовательность,
сущность моделирования хода беседы

Эффективное
ведение беседы чрезвычайно тяжелое
дело. Известно, что специальная методика
ведения бесед помогает лишь в семи
случаях из десяти достигнуть максимального
результата, а в остальных он лишь хороший.

Отсутствие умения вести деловую беседу,
в частности у юриста, менеджера является
пробелом в их профессиональной подготовки
и экономически обходится намного дороже,
чем это кажется на первый взгляд.
Правильное поведение деловых бесед
способствует приросту производительности
труда на 20-30%.

Некоторые фирмы за рубежом
имеют в своих штатах специалистов-беседчиков,
идеально владеющих искусством деловой
беседы.

Деловая
беседа состоит из пяти фаз:

  • Задачи
    первой фазы беседы.
  • -установление
    контакта с собеседником;
  • -создание
    приятной атмосферы для беседы;
  • -привлечение
    внимания к предмету собеседования;
  • -пробуждения
    интереса к беседе;
  • -перехват
    инициативы (в случае необходимости).

Передача
информации собеседнику.
Фаза передачи информации логически
продолжает начало беседы и одновременно
является «трамплином» для перехода к
фазе аргументации. Цель этой части
беседы заключается в решении следующих
задач:

1.Сбор
специальной информации по проблемам,
запросам и пожеланиям собеседника и
его фирмы.

2.Выявление
мотивов и целей собеседника.

3.Передача
запланированной информации.

4.Формирование
основ для аргументации или предварительная
проверка правильности отдельных узловых
пунктов аргументации и создание в случае
необходимости новых «точек опоры» в
сознании собеседника.

5.Анализ
и проверка позиции собеседника.

6.По
возможности предварительное определение
конечных результатов беседы.

Аргументирование.
Следующая фаза деловой беседы —
аргументирование. В этой фазе формируется
предварительное мнение, занимается
определенная позиция по данной проблеме
как со стороны инициатора беседы, так
и со стороны собеседника.

Принятие
решения и завершение беседы.
Основные задачи, решаемые в конце беседы,
следующие:

1.Достижение
основной, или в самом неблагоприятном
случае, запасной (альтернативной), цели.

2.Обеспечение
благоприятной атмосферы в конце беседы,
независимо от наличия или отсутствия
взаимопонимания.

3.Стимулирование
собеседника к выполнению намеченных
действий.

4.Поддержание
(в случае необходимости) в дальнейшем
контактов с собеседниками и их коллегами.

5.Составление
развернутого резюме беседы, понятного
для её участников, с четко выделенным
основным выводом.

Завершающую
часть беседы можно начать, например, с
таких фраз: «давайте подведем итоги…»,
«мы подошли к концу нашей беседы…»,
«таким образом, в результате состоявшейся
беседы можно сделать следующие выводы…»
Окончание беседы, как и её начало, требует
особого внимания.

Конец обычно запоминается
лучше всего, так как последние слова
оказывают наиболее длительное действие
на собеседника. В этой связи рекомендуется
записывать и заучивать наизусть несколько
последних предложений или хотя бы
заключительное.

Опытные деловые люди
обычно обдумывают заранее две или три
группы заключительных, чтобы потом в
зависимости отхода беседы решить, какие
из них — более мягкие или более жесткие
по форме — произнести.


  1. 17.
    Определение последовательности и
    содержания аргументации
  2. В
    этой фазе формируется предварительное
    мнение, занимается определенная позиция
    по данной проблеме как со стороны
    инициатора беседы, так и со стороны
    собеседника. Наиболее важные задачи на
    этом этапе:
  3. -разграничение
    отдельных возражений по субъектам,
    объектам, месту времени и последствиям;
  4. -приемлемое
    объяснение высказанных или невысказанных
    возражений, замечаний, сомнений;

-нейтрализация
замечаний собеседника или, если для
этого есть возможности, опровержение
возражений собеседника. И, наконец,
заключительная фаза деловой беседы.


18.
Типы вопросов, используемых в процессе
беседы и их назначение. Тактика постановки
вопросов

Существуют
множество способов начать деловую
беседу, но, как в шахматах, практика
выработала ряд «правильных дебютов».
К наиболее перспективным можно отнести
следующие приемы:

Метод
снятия напряженности.
Несколько теплых слов помогают создать
в самом начале беседы дружелюбную
обстановку. Комплименты, шутка, вызвавшая
смех, также способствует созданию
дружественной обстановки.

Метод
«зацепки».
Позволяет кратко изложить ситуацию или
проблему, увязав её с содержанием беседы,
и использовать эту «зацепку» как исходную
точку для реализации планируемых
намерений. В этих целях с успехом
использовать какое-то небольшое событие,
сравнение личные впечатления, анекдотичный
случай или нестандартный вопрос.

Метод
стимулирования игры воображения.
Предполагает постановку в начале беседы
множества вопросов по ряду проблем,
которые должны в ней рассматриваться.
Этот метод дает хорошие результаты,
когда деловой партнер обладает чувством
оптимизма и трезвым взглядом на ситуацию.

Метод
прямого подхода.
Когда деловые партнеры ограничены
временем или вопрос требует немедленного
обсуждения и решения, можно использовать
метод прямого подхода, без какого бы то
ни было вступления. Схематично это
выглядит следующим образом: вкратце
сообщаем причины, по которым была
назначена беседа, быстро переходим от
общих вопросов к частным и приступаем
непосредственно к теме беседы.

Если
предварительная подготовка к беседе
была основательной и все возможные
ситуации тщательно продуманы, то в
основной части деловой беседы её
инициатор будет чувствовать себя
уверенно.

Большей
эффективности при проведении деловой
беседы способствует так называемый «Вы
— подход», который предполагает умение
ставить себя на место партнера, что
позволяет лучше понять его намерения
и действия.

Полезно задавать самому
себе вопрос что бы нас интересовало,
будь мы на его месте? Или: как бы мы
отреагировали на его месте? «Вы – подход»
предполагает постановку вопроса типа:
«Ваша проблема заключается в том ….

»,
«Вам будет интересно узнать…», «Как вы
знаете», «Если Вы используете эти
возможности, то…» «Такой подход дает
собеседнику почувствовать, что его
уважают и ценят как специалиста. Подобными
приемами в деловом общении часто
пользуются зарубежные специалисты и,
как правило, добиваются успеха.


30.
Правила выбора состава и числа участников
совещания

Эффективность
служебного совещания во многом
определяется оптимальным подбором его
участников.

Главной задачей в этой связи
является обеспечение участия тех
специалистов, которые заинтересованы
и компетентны в рассматриваемых на
совещании вопросах.

Отчасти решение
этой задачи зависит от того, насколько
будущие участники готовы к обсуждению
проблем повестки дня. Такая готовность
закладывается через предварительную
рассылку достаточно подробной информации
о готовящемся совещании.

Его
организаторы требуют, как правило,
участия первых лиц подразделений
организационной структуры. Однако более
компетентным в решении конкретных задач
может оказаться кто-либо из неруководящих
сотрудников. Поэтому целесообразно
предоставить право руководителю
определять, кто будет представлять его
подразделение на совещании.

Достаточно
распространенной является ситуация,
когда большинство участников совещания
обсуждает какой-либо «свой» вопрос, а
остальные пункты повестки дня находятся
вне пределов их компетенции.

Рабочее
время сотрудников организации используется
неэффективно, если они вынуждены
присутствовать при рассмотрении всех
вопросов совещания.

Кроме того, присутствие
«лишних» людей поневоле снижает
действенность обсуждения проблем.

При
разнородной повестке дня, когда
затрагиваются вопросы различных звеньев
структуры организаций, рекомендуется
применять принцип переменного состава
участников совещания. При этом возрастает
важность установления и четкого
соблюдения регламента.

Достаточно
часто встречается ситуация, при которой
отдельные сотрудники приглашаются на
совещание, но их реальное участие зависит
от хода обсуждения того или иного
вопроса. При этом заранее неизвестно,
в какой мере приглашенные «на всякий
случай» сотрудники будут задействованы
в процессе совещания.

Такой подход
демонстрирует неуважение к сотруднику,
пренебрежительное отношение к его
занятости.

Оптимизации состава участников
совещания служит использование принципа
«телефонного расстояния» до сотрудника,
участие которого диктуется ходом самого
совещания и необходимостью получения
дополнительной информации от этого
сотрудника.


32.
Роль ведущего на совещании

Эффективный
ход совещания во многом определяется
порядком выступлений: от низшей должности
участника к высшей, чтобы мнение
предыдущего оратора не довлело над
последующими выступлениями.

Залогом
активности на совещании является
правило, согласно которому должны
высказаться все его участники. Это
способствует повышенному вниманию к
ходу обсуждения проблем.

Важное
значение имеет четкое выполнение своей
роли ведущим совещание. Его роль должна
предусматривать недопущение отклонения
от цели совещания, обсуждения
неподготовленных вопросов. Ведущий
должен обеспечивать соблюдение этических
норм поведения участников, оказывать
влияние на корректность и деловую
направленность выступлений.


37.
Основные направления и значение анализа
результатов переговоров

Переговоры
представляют собой обмен мнениями для
достижения какой-либо цели.

В
деловой жизни мы часто вступаем в
переговоры: при поступлении на работу,
обсуждении с деловыми партнерами условий
хозяйственного договора, купли-продажи
товара, при заключении договора аренды
помещений и т. п.

Переговоры деловых
партнеров происходят в равных условиях,
переговоры же подчиненного с руководством
или директора организации с представителями
налоговой инспекции — в неравных.

  • Стадия
    достижения согласия
    включает следующие этапы.
  • • Выявление
    вариантов для соглашения:
  • • подробно
    рассматриваются интересы обеих сторон;
  • • устанавливается
    связь между интересами и имеющимися
    вариантами решений проблемы;
  • • оценивается
    эффективность выбираемых вариантов
    решений.
  • • Окончательное
    обсуждение вариантов решений:
  • • выбирается
    один из имеющихся вариантов; посредством
    уступок сторонами происходит движение
    сторон навстречу друг другу;
  • • создается
    более совершенный вариант на основе
    выбранного;
  • • формулируется
    окончательное решение;
  • • стороны
    работают над процедурой достижения
    основного соглашения.
  • • Достижение
    формального согласия:
  • • достигается
    согласие, которое может быть представлено
    в виде юридического документа (договора,
    контракта);
  • • обговариваются
    условия выполнения договора (контракта);
  • • разрабатываются
    возможные пути преодоления вероятных
    препятствий выполнению договора
    (контракта);
  • • предусматривается
    процедура контроля его выполнения;
  • • договоренности
    придается формализованный характер, и
    разрабатываются механизмы принуждения
    и обязательств гарантии выполнения,
    справедливость и беспристрастность
    контроля.

  • Заключение

Для
установления приятных и полезных деловых
взаимоотношений необходимо уметь
заинтересовать человека своими четкими
и в то же время образными высказываниями,
вниманием к сущности вопроса.

Эти
проблемы решаются при отработке навыков
риторики, важных в повседневной жизни
и особенно в служебной обстановке. Эти
навыки должны найти свое воплощение в
специальных правилах подготовки и
ведения беседы, так как с необходимостью
их применения мы сталкиваемся повсеместно.

Достижение результата беседы, причем
в уважительной форме, является важным
условием как в бытовой, так и в деловой
обстановке.

Проведение
любых бесед подводит к необходимости
высказывания в адрес своих собеседников
критических замечаний или суждений,
поскольку нас не всегда устраивают
поступки и высказывания нашего окружения.
Общая и деловая этика критических
замечаний в чей-либо адрес содержит
сходные правила, которые, в свою очередь,
основываются на главных нормах этических
взаимоотношений.

Итак,
практически все направления деловой
этики имеют правила, применимые этикой
поведения в широком смысле. Кроме того,
все без исключения направления деловой
этики базируются на основополагающих
нормах этики.

К ним можно отнести уважение
чувства собственного достоинства и
личного статуса другого человека,
понимание интересов и мотивов поведения
окружающих, социальную ответственность
за их психологическую защищенность и
т.

п.


Список
литературы

  1. Браим М. Н. Этика делового общения. – Минск, 1996

  2. Дебольский М. Психология делового общения. – М., 1991

  3. Миримский Л.Ю., Мозговой А. М., Пашкевич Е. К. Деловые отношения в предпринимательской деятельности. Курс деловой этики. – Симферополь, 1996.

  4. Основы этических знаний/ под ред. профессора М.Н. Росенко. Изд. «Лань», 1998г.

  5. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. – Воронеж, 1991

  6. Сухарев В. А. Быть деловым человеком. – Симферополь, 1996

  7. Честара Дж. Деловой этикет. – М., 1997

Читайте также:  Электрический заряд. закон его сохранения - справочник студента

Источник: https://ReferatBank.ru/referat/preview/44741/referat-provedenie-delovoy-besedy-peregovorov.html

Методическая разработка по теме: Этика делового общения | Социальная сеть работников образования

Составитель – Гаврилова Наталия Александровна, преподаватель экономических дисциплин.

В данной методической разработке описана методика и ход проведения занятия по теме «Этика делового общения» дисциплины «Менеджмент». Приведен поурочный план проведения занятия, подробно описан сценарий урока.

  • Проведение урока по предложенной методике позволяет спланировать психологические аспекты общения, его культуру, этику и тактику, познакомить студентов с правилами ведения деловой беседы, переговоров и совещаний, изучить условия эффективного общения, научиться составлять план беседы, переговоров и совещания, спланировать управленческие коммуникации продуктивного сотрудничества.
  • Цель данной методической разработки – оказать помощь преподавателю при проведении занятий по дисциплине «Менеджмент».
  • ВВЕДЕНИЕ
  • Введение…………………………………………………………………………….3

Основная часть………………………………………………………………………4

  1. План проведения занятия……………………………………………………….4
  2. Ход занятия………………………………………………………………………6

Заключение…………………………………………………………………………22

Список использованной литературы……………………………………………..23

Приложения………………………………………………………………………..24

  1. ВВЕДЕНИЕ
  2. Самая большая роскошь на свете –
  3. это роскошь человеческого общения
  4. Антуан де Сент -Экзюпери
  5. Важнейшая форма взаимодействия людей — общение.

Способность к общению всегда относилась к числу наиболее существенных человеческих качеств. Общение лежит в основе практически всего, что мы делаем.

Менеджмент-та сфера человеческой деятельности, где общение играет определяющую роль.

От того, насколько грамотно построено общение, зависят результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в организации.

Деловое общение – это сложный, многоплановый процесс взаимодействия между людьми на основе обмена информацией в сфере профессиональной деятельности и бизнеса.

Деловое общение это очень актуальная и распространенная тема на сегодняшний день. Люди, которые занимаются бизнесом им деловое общение очень необходимо. Так как умение вести переговоры с деловыми людьми, уметь правильно подбирать слова, принимать правильные и стандартные решения это является их главной задачей, от этого зависит карьера делового человека в будущем.

Специфической особенностью делового общения является та или иная степень его официальности, то есть подчиненности установленным ограничениям, которые определяются множеством факторов: национальными и культурными традициями, профессиональными особенностями деятельности, требованиями организации, этическими принципами.

В методической разработке «Этика делового общения» мной сделана попытка познакомить студентов с правилами, этапами и стадиями делового общения. Определить закономерности, существующие в процессе передачи информации, выработать навыки эффективного взаимодействия.

  • ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
  • 1.ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ЗАНЯТИЯ
  • Поурочный план
  • Дата                      
  • Дисциплина: Менеджмент
  • Тема: Этика делового общения
  • Место проведения: аудитория

1.Организационный момент (1-2 мин.)

  1. —   взаимное приветствие преподавателя и студентов;
  2. —   проверка отсутствующих;
  3. —   проверка внешнего состояния аудитории;
  4. —   проверка рабочих мест, рабочей позы и внешнего вида студентов;
  5. —   организация внимания.
  6. 2.Цели занятия:
  7. Обучающие
  8. 1. Раскрыть смысл понятия «деловое общение»

2.Спланировать психологические аспекты общения, его культуру, этику и тактику.

  • 3.Познакомить студентов с правилами ведения деловой беседы, переговоров и совещаний
  • 4. Изучить условия эффективного общения
  • 5. Научиться составлять план беседы, переговоров и совещания
  • Развивающие
  • 1. Проанализировать особенности делового общения
  • 2.Спланировать управленческие коммуникации продуктивного сотрудничества
  • 3.Развитие умений составлять план беседы, переговоров и совещания;
  • 4. Формирование мыслительной деятельности, умения слушать другого;
  • Воспитывающие
  • 1.Развитие познавательного интереса;
  • 2.Воспитание сознательного и осмысленного применения полученных знаний в будущей профессиональной деятельности
  • 3. Планируемые результаты обучения:
  • Студент должен:
  •   знать:
  • — правила ведения деловой беседы, переговоров, совещаний
  • — условия эффективного общения
  • уметь:
  • — составить план беседы, совещания, переговоров
  • 4.Основные методы, применяемые на занятии – проблемные, информационно-развивающие
  • 5.Тип занятия: урок-сообщение новых знаний с элементами деловой игры
  • 5.Оборудование: компьютер; видео проектор, тест на выявление коммуникативных способностей, схема подготовки и проведения деловой беседы, анкета, электронная презентация «Этика делового общения»
  • 6. Связи:
  • Межпредметные – «Основы экономики», «Этика»
  • Внутрипредметные – «Управление конфликтами», «Особенности менеджмента в области профессиональной деятельности»
  • Ход занятия и режим работы

1.Сообщение темы занятия, постановка цели и задачи занятия (1-2 мин.)

  1. 2.Изучение материала (22-38мин)
  2. Деловое общение, его характеристика.
  3. Фазы делового общения: начало беседы, передача информации, аргументирование, опровержение доводов собеседника, принятие решения.
  4. 3.Методы обучения и активизации познавательной деятельности
  5. студентов иллюстративно-словесный

4.Закрепление материала (3-5 мин.)

5.Подведение итогов занятия (краткие выводы о проделанной работе, выставление оценок с краткими комментариями)  (1-2 мин.)

6.Домашнее задание (1-2 мин.)

  1. Казначевская Г. Б. Менеджмент – М.: Феникс, 2008, страницы 287-300
  2. Бороздина Г.В. Психология делового общения / Г.В. Бороздина. – М.: ИНФРА, 2000.
  3. Браун Л. Имидж — путь к успеху / Л. Браун. — СПб.: Питер, 2000.
  4. Вудкок М. Раскрепощенный менеджер / М. Вудкок, Д. Френсис. – М.: Дело, 1991.
  5. http://orags.narod.ru/manuals/html/eku/eku_4.htm

Преподаватель_________________________

Здравствуйте, меня зовут Наталия Александровна. Я работаю в Мелеузовском механико-технологическом техникуме, преподаю дисциплины экономического цикла. Сегодня у нас с вами урок по дисциплине «Менеджмент».

Знаменитый летчик и писатель Антуан де Сент -Экзюпери однажды сказал: «Самая большая роскошь на свете – это роскошь человеческого общения»

Тема нашего урока «Этика делового общения».

Сегодня опытный руководитель тратит большую часть времени не на решение финансовых, технических или организационных проблем, а на решение психологических задач, возникающих в процессе общения с подчиненными, коллегами и начальством. Поэтому сегодня на уроке мы раскроем смысл понятия «деловое общение», познакомимся с правилами делового общения, научимся составлять план деловой беседы.

Источник: https://nsportal.ru/npo-spo/sotsialnye-nauki/library/2015/12/29/metodicheskaya-razrabotka-otkrytogo-uroka-na-temu-etika

Деловое совещание как форма делового общения

Статья посвящена одной из форм делового общения – деловому (служебному) совещанию. Рассматриваются этические и организационные аспекты подготовки и ведения совещания.

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение – это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого результата.

Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач.

К принципам делового общения относятся: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров, априорное признание существования того или иного «зерна истины» в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.

Сегодня новые экономические и социальные условия выдвинули на первый план необходимость повышения коммуникативной компетентности. Поэтому овладение искусством делового общения необходимо для каждого человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается или будет заниматься [1; 2].

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые (служебные) совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев.

Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Таким образом, деловое совещание – форма совместного обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решений по ним [3].

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся: регулярность проведения; сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов; урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ); руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений. В вопросе организации служебных совещаний следует остерегаться крайности – их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации. Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

  • – четко определить целевую направленность и предмет совещания;
  • – выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение);
  • – не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке» [4].

При этом следует помнить, что служебное совещание – это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.

Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний Особенность подготовки внутреннего совещания – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам – это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы: нужно ли проводить данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным; какие вопросы внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы.

При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.

Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение. Психологи утверждают, что оба стиля поведения – дипломатический и авторитарный – могут приводить к успеху.

Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше

Оптимальная продолжительность совещания – не более 1 часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв [5].

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.

Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна.

Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников [6; 7].

Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы.

Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию.

Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты.

Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло. Время проведения служебного совещания должно планироваться заранее и, по возможности, не нарушать общего ритма работы организации. При разработке регламента совещания следует помнить об организационно-психологических нормах его продолжительности.

Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих.

Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе [8; 9].

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение.

Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, можно отметить, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой «разобраться», «просить» и т.п. [10].

Реализуя себя в качестве руководителя, мы имеем дело не только с ресурсами, машинами продуктами, не только с различными документами, производственными, снабженческими и бытовыми процессами, мы постоянно имеем дело с людьми – руководим подчиненными, советуемся со специалистами, общаемся с трудовым коллективом. От того, насколько хорошо мы это делаем, зависит наша репутация и авторитет, а, соответственно, и успех дела [11].

Источник: https://novainfo.ru/article/6735

Деловое общение в организации. Проведение совещаний и бесед

Менеджмент является тем видом деятельности, где общение людей, их взаимные деловые контакты имеют ключевое значение. Именно уровень и качество делового общения в немалой степени определяют эффективное функционирование системы управления предприятием.

Деловое общение представляет собой комплексный, состоящий из нескольких стадий процесс налаживания и дальнейшего развития контактов. Его возникновение обусловлено необходимостью решать общие задачи в ходе управленческой работы.

Основой делового общения является информационный обмен, построение общей стратегии взаимодействия, а также взаимопонимание партнеров.

Коммуникации между людьми позволяют решать многие деловые проблемы посредством обмена идеями и мнениями, достижения взаимопонимания, постановки общих целей.

Уровень грамотности общения определяет показатели многих составляющих деятельности компании, в том числе, успешность деловых переговоров и уровень взаимопонимания с партнерами, клиентами, коллективом; благоприятный климат среди сотрудников, их удовлетворенность работой; качество внешних отношений с различными организациями.

Общение играет решающую роль в управленческой деятельности любой организации. Работа любого менеджера строится на умении правильно выстроить диалог с человеком. Степень общительности управленца напрямую определяет показатель эффективности функционирования всей организации: чем выше общительность, тем выше степень эффективности.

К основным разновидностям делового общения относятся проводимые руководителями инструктажи, беседы, собрания, совещания, а также анализ ошибок.

Деловая беседа: структура и правила проведения

Проведение деловых бесед и совещаний активно используется в процессе взаимодействия управляющих работников в компании. Беседа может носить индивидуальный (профессиональный) либо групповой характер. Способы проведения деловых бесед бывают разные.

Специфика конкретной беседы обусловлена положением лица, с которым она проводится (это может быть клиент, партнер, подчиненный сотрудник и др.). Каждая беседа обладает определенной целью, которую следует достичь, затратив при этом как можно меньше сил и времени.

Деловые беседы могут быть свободными либо целенаправленными, что зависит от целей диалога.

Деловая беседа включает три стадии:

  • Подготовка. На этом этапе определяются задачи, план и время беседы. Собеседникам следует быть благожелательно расположенными друг к другу.
  • Ознакомление. Происходит взаимное знакомство собеседников, преодоление условного психологического барьера и формирование доверительного климата.
  • Основная стадия. В свою очередь, подразделяется на вводную, основную и заключительную часть.

Более детальное описание основной стадии таково:

  • Вводная часть – продолжение знакомства, взаимные вопросы.
  • Основная часть – выслушивание мнений, дискуссия, аргументы.
  • Заключительная часть – заключение выводов и принятие решений.

Важно поддерживать дружелюбно-деловое настроение беседы. Участники должны быть пунктуальны. В ходе диалога не следует зацикливаться только на своей точке зрения, надо постараться понять позицию собеседника.

Очень важным является умение слушать и грамотно формулировать вопросы, уточнения. Уточнять что-либо следует конкретно, вежливо и аргументировано. Не стоит прибегать к категоричным суждениям – это может послужить причиной неудачи.

Говорить необходимо ясно, четко, в достаточной мере громкости. Обсуждение обычно завершается принятием решения.

Деловое совещание: задачи и этапы

Совещание представляет собой один из способов обмена сведениями между менеджментом и персоналом, связывающим работу отдельного сотрудника с деятельностью всей компании.

Совещания необходимы для сбора и анализа информации, координирования работы всего персонала, выработки либо выбора решений по актуальным проблемам функционирования организации.

Кроме того, в ходе совещаний осуществляется работа воспитательного характера, в том числе, обучение поиску компромиссов, комплексному подходу в решении задач, улучшение общей коммуникативной культуры в коллективе.

Преимущества проведения деловых совещаний следующие:

  • Позволяют разрабатывать и претворять в жизнь стратегию организации.
  • Способствуют объединению отделов для выполнения общей миссии.
  • Дают возможность собрать и обработать информационные сведения.
  • Позволяют применить коллективный подход к решению общих задач, а также оказывают образовательно-воспитательное воздействие.

Этапами делового совещания являются:

  • Подготовительный этап. Определяются цели совещания, повестка, суть проблемы, участники, время и место проведения. Эта информация доводится до сведения участников совещания. Им также выдают необходимые материалы.
  • Этап проведения. Следует иметь разработанный регламент совещательного мероприятия. Если его продолжительность более 40-50 минут, то уместно сделать перерывы. Ход совещания отражается в протоколе, составленном секретарем по установленной форме и включающим краткие данные о выступлениях и решениях.
  • Этап итогов и решений. Способ принятия решений на совещании – коллективный. Эффективность того или иного решения обусловлена вкладом каждого участника совещания.

Окончательным итогом делового совещания становится назначение исполнителей работ, определение сроков и объемов. Также назначаются лица, ответственные за осуществление контроля за ходом выполняемых работ.

Источник: https://sciterm.ru/spravochnik/delovoe-obshenie-v-organizacii-provedenie-soveshanij-i-besed/

Ссылка на основную публикацию